ERROR

COLUMN

コラム

法人携帯

社用携帯電話の使用に関するガイドライン設定: 4つの重要な要素とは?

社用携帯電話を社員に支給することは、現代のビジネス環境において非常に一般的となっています。

 

この便利なツールには、社内での情報共有を促進し、個々の携帯電話による業務利用にかかる通信費を大幅に削減するという明らかな利点があります。

 

また、適切な管理策を講じることで、データ漏洩などのセキュリティリスクを予防することができます。

 

しかし、企業が社員に社用携帯電話を支給する際には、明確なガイドラインやルールが必要です。

 

ルールやガイドラインの設定の主な目的は、社用携帯電話の不適切な利用を防ぐことです。ルールが明確でない場合、さまざまな問題が発生する可能性があります。

 

具体的には、通信費の増加、セキュリティリスクの増加などが挙げられます。

 

個人的な用途での利用が増えると、通話料金やデータ通信料が増え、企業の費用が増加する可能性も考えるべきでしょう。

 

また、適切なセキュリティ対策が取られていない場合、ウイルス感染や情報漏洩などのリスクが高まります。

 

↓法人携帯の導入はofficioにお任せ!法人限定の特別プランをご案内させていただきます↓

社用携帯電話のルールやガイドラインを作成

社用携帯電話のルールやガイドラインを作成する際には、以下の4つの主要な項目を考慮すると良いでしょう。

社用携帯電話使用の原則

これは、社用携帯電話の基本的な使用法、管理方法、公共の場での使用方法など、基本的なマナーやエチケットに関するガイドラインを定めるものです。たとえば、社用携帯電話の私的利用は禁止し、破損や故障を防ぐために慎重に取り扱う、運転中や公共の場での使用を制限する、などのルールを設けることが考えられます。

セキュリティ対策

社用携帯電話は顧客データや社内情報などの重要な情報を扱うため、セキュリティ対策には特に注意が必要です。

機器の管理

社用携帯電話は、資産として適切に管理する必要があります。機器の紛失や破損が発生した場合の手順、定期的な機器のメンテナンスやアップデートの手順、機種やサービスの変更が必要な場合の申請手順などを定めることが重要です。

個人の貸出と使用の制限

社員が社用携帯電話を無断で他人に貸し出すことを禁止するなど、個人的な貸出と使用についての制限を設けることも重要です。これにより、不適切な利用を防ぎ、情報のセキュリティを保つことができます。

以上のように、社用携帯電話のルールやガイドラインを設定することは、通信コストのコントロールから情報セキュリティまで、多岐にわたる企業活動における重要な側面を強化するための必須のステップです。

 

これにより、社員が社用携帯電話を適切に、そして安全に利用することが可能となります。

 

セキュリティ対策には、社員がダウンロードできるアプリケーションの制限や、特定の不適切なウェブサイトの閲覧制限などを含むことができます。

 

また、定期的なパスワード変更の義務付けや、機密情報の漏洩防止のための暗号化技術の導入も有効です。

 

社用携帯の使用に関するガイドラインを設定する際の4つの重要な要素

使用パターンの把握と規制

私的利用の抑制を達成するために、”使用状況のチェック”に関するガイドラインや、個人的な使用が明らかとなった場合の”制裁”の取り決めが有効となります。

特に運送業、派遣業、外出が多い営業などでは、緊急時のためにGPS機能を活用した位置情報の把握を規程に取り入れる企業も見受けられます。

社用携帯利用の確認及び罰則の例

企業は、定期的に貸与した社用携帯の使用状況や通話記録を、必要に応じて携帯電話会社に問い合わせる。

前述した状況で、明らかに個人的利用が発覚した場合は、該当する電話料金の一部を利用者に請求する。

企業は、勤務時間内に限り、必要に応じてGPS(位置情報サービス)を活用する場合がある。

◆セキュリティ対策

社用携帯を配布する際に最も重視すべき点が「セキュリティ対策」です。ウイルス感染による不正アクセス、サーバー攻撃、情報漏洩などが発生した場合、企業の信頼性が損なわれ、経営に甚大な影響を及ぼす可能性があります。そのため、これらの対策を規程として明示することが大事です。

 

◆社用携帯のセキュリティ対策の例

セキュリティには万全の配慮をし、業務に必要ないアプリやソフトの使用はどこも厳しく禁じられています。社内や取引先の電話番号、メールアドレス、IDなどは、個人情報や企業の秘密情報であり、その取扱いと管理には細心の注意を払う。

未確認の発信元からの電子メールは、開封せずに削除する。

送信者が確認できる場合でも、添付ファイルの名前などを確認し、必要に応じてウイルスチェックを行う。

 

損失・情報漏洩などによる損害補償

最終的に言及するのは、社用携帯の紛失や情報漏洩による「セキュリティ上の被害」が発生したときの罰則規定です。

ただし、罰則が適用されるのは、故意や重大な過失によって発生した事例に限定すべきです。

定期的なチェックが利用ルール・規定の遵守を保証する

社用携帯の利用ルール・規定を設定しても、それが遵守されていなければ、設けた意味がありません。

だからこそ、社用携帯の配布後は、設定した利用ルールや規定が遵守されているか定期的に確認することが重要です。

 

例えば、社員が個人的に使用していないか確認するためには、請求額や利用明細から通話料やデータ通信料を把握し、不正利用がないか確認します。

 

また、端末に損傷や不具合がないか、適切に管理されているかを確認することも重要です。

 

しかし、社員に配布しているデバイスをひとつひとつ確認するのはとても大変でシステム担当への負担は間違いなく大きくなります。

 

そこで、便利なのがこれらを一元管理できるシステムMDMの導入です。

従業員の教育と意識向上

社用携帯電話は仕事の効率化を促進するツールですが、その使用には責任が伴います。

 

社用携帯の適切な利用を促すためには、従業員の教育と意識向上が重要です。以下は、そのための具体的なアプローチをいくつか紹介します。

◆利用ガイドラインの従業員への教育

企業は従業員に対し、社用携帯電話の利用ガイドラインを明確に伝える必要があります。

これには、オンボーディングセッションでの説明会、詳細な利用規約の配布、Q&Aセッションの実施などが含まれます。

教育の目的は、従業員がガイドラインの内容を正しく理解し、それを守ることの重要性を認識させることです。

◆ベストプラクティスの共有

経験豊富な従業員やマネージャーからのベストプラクティスの共有は、知識の浸透を助けます。

社内ミーティングやニューズレターを通じて、社用携帯電話の効率的かつ安全な使用方法についてのヒントやアドバイスを定期的に提供すると良いでしょう。

これにより、従業員間での良い習慣が促進されます。

◆意識向上プログラムの実施

定期的なワークショップやセミナーを通じて、セキュリティ意識の向上を図ることも有効です。特に、セキュリティインシデントの事例研究や、個人データの保護の重要性に関するトレーニングが役立ちます。

また、ゲーム化(Gamification)を取り入れた意識向上プログラムは、学習意欲を高め、参加を促す効果があります。

 

社用携帯電話の適切な使用は、企業のセキュリティを強化し、効率的な業務遂行を可能にします。

従業員への教育と意識向上は、これを実現するために不可欠です。このプロセスにおいて、コミュニケーションの明確さと、継続的なサポートが成功の鍵となります。

社用携帯電話のセキュリティ対策とプライバシー保護

デバイス管理の強化

企業はMDM(モバイルデバイス管理)ソリューションを活用して、社用携帯電話のセキュリティを向上させることができます。

MDMを使用することで、デバイスの遠隔ロックやデータの消去、セキュリティ設定の一括管理などが可能になります。

これにより、紛失や盗難時でも機密情報の漏洩リスクを大幅に軽減することができます。

データ保護の徹底

データ保護は、社用携帯のセキュリティ管理において最も重要な要素の一つです。

機密情報を含むデータは、強力な暗号化技術を用いて保護されるべきです。

また、アクセス制御機能を強化し、不正アクセスや内部からの情報漏洩を防ぐための厳格なポリシーを設定します。

プライバシー保護の実施

従業員のプライバシーを尊重することは、企業が社用携帯を管理する上で重要です。

業務外でのデバイス使用に関する明確なガイドラインを設けることで、従業員のプライベートな情報と業務上のデータを適切に分離し、プライバシーの侵害を防ぎます。

また、プライバシーに関する法律や規制に準拠した運用を心掛けることが不可欠です。

これらの対策を実施することで、社用携帯電話を利用する際のセキュリティとプライバシーを確実に保護し、企業と従業員双方の利益を守ることができます。

法人携帯と一緒にモバイルセキュリティを導入するならofficioがおすすめ!

 

「法人携帯のセキュリティ対策って何から始めればいいのだろう?」と思われる皆さま、officioが全力でお手伝いいたします。

 

法人携帯の提案からMDMの導入まで一貫してサポート。

 

セキュリティ対策についてのお悩みを一つ一つ解消し、安心してビジネスに集中していただける環境作りをお手伝いします。

 

モバイルセキュリティは、現代の企業において非常に重要な要素です。

 

データ漏洩リスク

 

不正アクセス

 

マルウェア感染

 

スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスが業務で広く利用されるようになり、その利便性や効率化が叫ばれる一方で、こういったセキュリティリスクも増大していますが…

 

MDMを導入すればシステムで一元管理することが出来るので上記のリスクを抑えることが可能です。

 

詳細はofficioまで、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

タグ

PAGE TOP